خانه / توسعه کسب و کار / جانشین پروری یا جایگزینی، کدام یک را انتخاب کنیم؟
جانشین پروری

جانشین پروری یا جایگزینی، کدام یک را انتخاب کنیم؟

از مدیرعامل شرکت بخواهید که برنامه جانشین پروری را تعریف کند و این شانس وجود دارد که او جانشین پروری را با جایگزینی اشتباه بگیرد. اما واقعیت این است که آن ها با یکدیگر متفاوت هستند.

برنامه ریزی جایگزینی بر اساس این فرض است که چارت سازمانی با گذشت زمان ثابت خواهد ماند. معمولا برای تمامی مقام های بالای شرکت از قبل یک مقام جایگزین شناسایی و مشخص می شود. آن ها در چارت سازمان جایگزین شده و در پوزیشن موجود ادامه کار می دهند. در مقابل جانشین پروری علاوه بر این که پرسنل و کارمندان را به عنوان جایگزین یکدیگر معرفی کند، در جهت توسعه فردی و مهارتی افراد نیز تلاش می کند. هدف از جانشین پروری در سازمان، داشتن یک نیمکت ذخیره کار درست در سرتاسر سازمان است.

مدیران عامل و رهبران در اکثر شرکت های پیشرو به این نتیجه رسیده اند که عاقلانه تر است که از اصول سنتی برنامه جایگزینی در سازمان فراتر رفته و روی برنامه جانشینی در سازمان متمرکز شوند. این امر به ایجاد دوام و پایداری طولانی مدت در سازمان کمک می کند.

 

برنامه ریزی برای جایگزینی در سازمان

همه شرکت ها برای کاهش خطرات استعدادی بهتر است برنامه جایگزینی برای کلیه سمت های اصلی و همچنین سایر نقش های شرکت داشته باشند. در یک برنامه جایگزینی معمولا یک یا سه نفر برای کلیه موقعیت های اصلی که می توانند در مواقع اضظراری وارد عمل شوند، شناسایی می شوند. به این صورت هریک از پرسنل باید برای انجام آن وظیفه آماده باشند.

سرانجام یک برنامه جایگزینی و نوع حمایتی را که برای جایگزین کردن افراد در پوزیشن مورد نظر لازم و ضروری است درنظر بگیرید و در زمان مناسبش به شخصی که نقش مذکور را بر عهده می گیرد، ارائه دهید.

برنامه ریزی برای جانشین پروری در سازمان

نشانه های مختلفی وجود دارد که نشان می دهد یک سیستم جانشین پروری برای سازمان بهتر از یک سیستم جانشینی محض است. برخی از این نشانه ها و دلایل به شرح زیر است:

۱- سازمان تجزیه و تحلیل ریسک را انجام داده است. این فرایندی است برای تخمین تاریخ اتمام کار پیش بینی شده برای هر پرسنل یا نیروی کار، که می تواند ناشی از بازنشستگی یا دلایل دیگر باشد.

۲- هیچ راهی وجود ندارد که سازمان بتواند به سرعت در مقابل از دست دادن ناگهانی یک استعداد کلیدی خود پاسخ درستی دهد. اگر یکی از پرسنل کلیدی و مهم خود را به دلیل مرگ، استعفا یا هرگونه اتفاقی از دست بدهد، احتمالا مدت طولانی برای یافتن یک جایگزین مناسب زمان سپری می شود که این موضوع سازمان را تحت ریسک های زیادی قرار خواهد داد.

۳- متوسط زمان لازم برای پر کردن جایگاه های خالی، یا ناشناخته است یا درک آن توسط مدیران بسیار طولانی است.

۴- مدیران در یک یا چند سطح از پیدا کردن افراد مناسب عاجزند. یا ممکن است انتخاب افرادی که در صورت نیاز مایل به پذیرش آن پست باشند، مشکل باشد.

۵- کارکنان و اعضای تیم های در بسیاری موارد شکایت دارند که تصمیم گیری در مورد ارتقا  به طور خودسرانه یا به روشی ناعادلانه اتخاذ می شود.

 

جانشینی در سازمان

برنامه ریزی جانشین پروری در مقابل جایگزینی

سه دلیل برای مناسب بودن جانشین پروری در مقابل جایگزینی در سازمان وجود دارد. که به صورت زیر است:

  • جایگزینی کارمندان کلیدی در زمان کوتاه تر
  • حمایت از توسعه فردی پیش بینی شده
  • توجه بیشتر به استعدادها و مهارتهای روز

متاسفانه در اکثر موارد، برنامه جانشینی در سازمان صرفا یک ابزار برای رسیدن به هدف تلقی می شود. در واقع جانشین پروری، استعدادیابی و خلاقیت باعث پیشرفت سازمان است. که یک کسب و کار را قادر می سازد رشد کند و برای آینده حرفی برای گفتن داشته باشد.

یک شرکت، صرف نظر از تجارتش، می تواند استعدادهای پرسنلش را رشد دهد یا موفق سازد. البته توسعه و پرورش استعداد آسان نیست. چه وضعیت اقتصادی بد باشد و چه خوب، استعداد مناسب به سختی حاصل می شود. زیرا استعداد ترکیبی از رفتارها، مهارت ها، تناسب سازمانی، انگیزه و اشتیاق است. پس پیدا کردن سریع آن کار دشواریست.

دلایلی برای لزوم ایجاد جانشین پروری

۱- جایگزینی کارمندان کلیدی

اکثر شرکت ها معتقدند که تنها دلیل اجرای طرح جانشین پروری، انتخاب جایگزینی برای مدیرعامل مرخص شده یا شاید چندنفر از مدیران سطح بالا است. این شاید دلیل اصلی برای جانشینی باشد. اما دلیل کامل تر شناسایی جایگزین های مناسب است که در این فرایند آمادگی خود را برای پر کردن تمام پست های اصلی شرکت و نه فقط مدیرعامل یا مدیران ارشد ارائه می دهید.

برنامه ریزی جانشینی در سازمان شامل تمام نقش هایی است که در کسب و کار لازم است. حتی اگر این نقش ها و پوزیشن ها برای همه غیرقابل مشاهده باشند. به خاطر داشته باشید، در حالی که هیئت مدیره استراتژی را تعیین می کنند، مدیران آن ها را پیاده سازی می کنند. یک شرکت برای موفقیت بهتر است در هر دو زمینه قدرت داشته باشد. هم در استراتژی و هم در اجرا.

۲- حمایت از رشد و توسعه فردی

این موضوع با استراتژی جایگزینی متفاوت است. در چنین حالتی، موقعیت های تازه برای حمایت از خلاقیت ها و رشد فردی لازم است. این ها ممکن است شامل گسترش محصولات و خدمات فعلی به بازارهای تازه، عرضه محصولات و خدمات جدیدی باشد که در بازار معرفی می شوند و روش های جدید برای فروش طراحی می کنند.

ضمن شناسایی زمینه های رشد، استعدادهای داخل کسب و کار را نیز شناسایی و همچنین پایگاه داده استعدادها را که ممکن است اکنون برای شرکت های دیگر نیز کار کنند، ایجاد و نگهداری کنید.

۳- پرداختن به کمبود نیروهای مستعد

ممکن است یک شرکت همزمان با رکود اقتصادی، با کمبود استعداد روبه رو شود. کمبود استعداد در همه پوزیشن ها مثل نمایندگان فروش، مدیران داروسازی، مهندسین و متخصصان مشابه است. مطالعات نشان می دهد که وقتی مدیر داروسازی یک بیمارستان استعفا می دهد، انتخاب یک جایگزین ممکن است دشوار باشد. اما شرکت چگونه به این مشکل پاسخ دهد؟ راهکارهایی که می توان برای جلوگیری از سردرگمی طولانی مدت در نظر گرفت، چیست؟

در بسیاری از سازمان ها، برنامه ریزی جانشینی یک رویداد غیر منتظره نیست بلکه یک فرایند است. برنامه ریزی جانشینی فرایندی است که برای همه سازمان ها مهم و ضروری است. هر کسب و کاری باید آماد مقابله با کمبود استعدادها باشد و برنامه ریزی برای رشد داشته باشد.

 

برای رفع مشکل کمبود استعداد، مراحل زیر توصیه می شود:

۱- بهتر است مسئولیت برنامه ریزی جانشین پروری در سازمان را به مدیران اجرایی با هماهنگی تیم منابع انسانی واگذار کنید. فعالیت جانشین پروری را به بخشی از فرایند ارزیابی آن ها تبدیل کنید.

۲- نیازها و نقش های اصلی را که فعلا مهم هستند و آینده ای که عمق چند لایه دارند، شناسایی کنید.

۳- با استفاده از ابزارها، تکنیک ها و روش ها برای شناسایی خواسته ها و شایستگی های کارکنان، ساختاری ایحاد کنید تا جانشینان بالقوه را توسعه و پرورش دهید.

 

جایگزینی در سازمان

۴- ساختاری را برای انتقال آرام جانشینان بالقوه در نقش های جدید پیاده سازی کنید.

۵- اگر به هر دلیلی جانشین شناسایی شده از کارش نتیجه نگیرد، یک پروسه موقت یا اضطراری را برای پر کردن جالی خالی مشخص کنید.

۶- با پیش بینی نیازهای اصلی و مصاحبه برای سازگاری و جهت گیری رشد، طرح های استخدامی را برای برنامه ریزی جانشین پروری تراز کنید.

۷- اثربخشی برنامه و برنامه های به روز شده را حداقل یک بار سالانه ارزیابی کنید.

نتیجه بحث

برنامه ریزی جایگزینی و جانشین پروری برای هر شرکتی مهم است. ولی با توجه به مباحث مطرح شده جانشین پروری روشی منظم تر است و برنامه ریزی جایگزینی صرفا نیازهای موقت را برطرف می کند. ایجاد چیزی شبیه به استخر استعدادها مهم ترین بخش برنامه ریزی برای جانشین پروری است که در آن گزینه های مختلف رصد شده و طبق برنامه ای مشخص به رشد آن ها کمک خواهد شد. اما صرفا پر کردن موقتی جایگاه شغلی، می تواند اثرات مخربی در طولانی مدت داشته باشد. بهتر است بدانید شرکت ها و کسب و کارهای پیشرو، صرف نظر از اندازه شان، به آرامی از برنامه های جایگزینی در سازمان به سمت برنامه های جانشین پروری در سازمان تغییر کرده اند.

منبع:

  1. وب سایت educba

درباره‌ی مهسا جعفری

من مهسا، علاقمند به فعالیت در زمینه دیجیتال مارکتینگ و تولید محتوا هستم، خوشحالم که با تیم نیمو آشنا شدم و در کنارشون فعالیت میکنم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *