خانه / توسعه کسب و کار / ارزیابی عملکرد پازل گمشده کسب و کارهای این روزها
تحلیل و ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد پازل گمشده کسب و کارهای این روزها

ارزیابی عملکرد در تسهیل اثربخشی سازمانی، یک وظیفه مهم و حیاتی مدیریت منابع‌انسانی تلقی می‌شود. در هر سازمانی مشارکت کارکنان سازمان برای موفقیت در تجارت امری مهم و ضروری است. تجزیه و تحلیل و ارزیابی عملکرد ، ساختارهایی را برای پیشرفت حرفه ای آن سازمان فراهم می کند. برای قضاوت و تصمیم گیری در مورد کاری که توسط کارمندان انجام می شود و دقت و وظیفه آن ها در رسیدن به اهداف شرکت باید از روش هایی برای آنالیز و ارزیابی عملکرد استفاده کرد. در ادامه این نیمو بورد بیشتر توضیح خواهیم داد.

تعریف تحلیل و ارزیابی عملکرد

اگر بخواهیم سریعا تعریفی از ارزیابی عملکرد ارائه دهیم، ارزیابی عملکرد به معنای ارزیابی نتایج کسب و کار برای:

۱- تعیین اثربخشی استراتژی شرکت و کارایی فرایندهای عملیاتی

۲- ایجاد تغییر برای پرداختن به کاستی ها و سایر مشکلات است.

شرکت ها عملکردشان را با کمک روش ها و معیارهای متفاوتی می سنجند. اما در بسیاری از سازمان ها، سنجش عملکرد به معنای بررسی نتایج فعالیت های کسب و کارهای کلیدی شرکت با معیارهای عملکرد از پیش تعیین شده است.

بسیاری از سازمان ها از سیستم یا چارچوبی هماهنگ برای تحلیل و ارزیابی عملکرد کسب و کار از طریق عملیات مختلفشان استفاده می کنند. نظام سنجش عملکرد مناسب، باید متوازن باشد، به این معنا که ویژگی های زیر را دارا باشد:

  • عملکرد مالی شرکت (مثل درآمد، هزینه، سود) و عملکرد غیرمالی شرکت (مثل دانش کارکنان، دسترسی به سیستم های اطلاعاتی و کیفیت ارتباط با مشتری) را ارزیابی کند.
  • متکی بر داده های داخلی (مثل کیفیت فرایند) و داده های بیرونی (برای مثال دانش کارکنان، دسترسی به سیستم های اطلاعاتی و کیفیت ارتباط با مشتری) است.
  • شاخص های تاخیری و پیشرو را مدنظر دارد. برای مثال میزان فروش نشان می دهد شرکت در گذشته چه دست آوردی داشته است، بنابراین شاخصی تاخیری است. و نمره رضایت مشتری نشان می دهد که مشتری ها در آینده چه رفتاری خواهند داشت و پیشرو است.
  • به جنبه ذهنی عملکرد که کمی کردن آن دشوار است (مثل رضایت مشتری و توانمندی کارکنان) و جنبه عینی (مثل درآمد یا نرخ بازگشت سرمایه) به طور همزمان اهمیت دهد.

هدف از تحلیل و ارزیابی عملکرد

هدف از ارزیابی های عملکرد، شناخت دستاوردها، ارزیابی پیشرفت شغلی و آموزش برای توسعه بیشتر مهارت ها و شناخت نقاط ضعف و قوت کارکنان است. ارزیابی های مکرر کمک می کند مدیران توانایی ها و منافع هر کارمند را بهتر درک کنند. این ارزیابی ها اغلب به صورت سالانه مکانیسم بازخورد رسمی شرکت را ارائه می کنند. البته این امکان وجود دارد که هر کارمند را بارها ارزیابی کرد و لازم نیست این روند را فقط سالانه انجام دهید.

ارزیابی عملکرد ایده آل

علاوه بر اندازه گیری و قضاوت عملکرد، ارزیابی ایده آل عملکرد، فرد را به اهداف سازمانی مرتبط کرده و شغلی را که باید انجام شود در کنار انتظارات اصلی روشن می کند. همچنین باعث افزایش صلاحیت و رشد زیر دستان می شود و ارتباطات بین شما و کارمندانتان را تقویت می کند. این به عنوان پایه ای برای قضاوت در مورد حقوق و پیشرفت کارمند است و انگیزه کارمند را تحریک می کند.

و اما چطور ارزیابی عملکرد را در سازمانتان شروع کنید

قبل از شروع بررسی عملکرد کارکنان، سه سوال اصلی مطرح می کنیم:

  • آیا این عضو تیم آنچه قرار است تولید کند را تولید می کند؟ (آیا نیروها موثر هستند؟)
  • آیا این عضو تیم از منابع به خوبی استفاده می کند؟ (آیا نیروها کارآمد هستند؟)
  • آیا این عضو تیم برای پیشرفت خود و تیم اقدامی انجام می دهد؟ (آیا نیروها یاد میگیرند و پیشرفت می کنند؟)

عوامل بسیاری برای اندازه گیری تلاش کارکنان برای پاسخ به این سوالات وجود دارند، در این قسمت چند مورد که می توانید برای تحلیل و ارزیابی عملکرد کارکنان انجام دهید را توضیح خواهیم داد:

۱-  بررسی کنید که آیا کارمندان شما مؤثر هستند؟

ارزیابی بهره وری و کیفیت

بهره وری یکی از مهم ترین عواملی است که در تحلیل و ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال در نظر بگیرید که کارمند X میزان تولید کارمندان را در مدت زمان مشخصی نشان می دهد. وظایف او به شرح زیر است:

  • پست های وبلاگ Y را در یک ماه می نویسید.
  • واحد محصولات Y را در یک ساعت تولید می کند.
  • در یک هفته تماس های فروش Y را انجام می دهد.
  • به تیکت های پشتیبانی Y در یک روز پاسخ می دهد.

این محاسبات شروع خوبی هستند. اما این ارزیابی ها در مورد کیفیت حرفی نمی زنند. کیفیت مهم ترین جنبه عملکرد است. برای اندازه گیری کیفیت روش هایی را در نظر بگیرید که نشان دهد میزان تولید هر کارمند چقدر کارآمد است: برای مثال:

  • چه تعداد از تماس های فروش نیروها منجر به فروش واقعی شده است؟
  • چه تعداد از شکایات مشتری حل شده است؟
  • چند درصد از پست های وبلاگی منجر به جذب مشتری شده اند؟

ارزیابی عملکرد

ارزیابی اهداف عملکری تیم

استفاده از تکنیک سنجش عملکرد تیم به این معنی است که با اعضای تیم خود جلسه ای تشکیل دهید و اهداف را تعیین کنید. تعیین اهداف از طریق مکالمه به اعضای تیم اجازه می دهد تا در مورد شغل خود بحث کنند و به نتایج بهتری دست پیدا کنند.

اهداف تیم می تواند انتزاعی باشد (برای مثال مهارت های ارتباطی را بهبود بخشد) یا خاص باشد (مثلا دستیابی به یک سهمیه خاص). اهداف شخصی همیشه باید به اهداف سازمانی گره بخورد، بنابراین تیم تان موظفند بدانند که چگونه کارشان به کل شرکت کمک می کند. همچنین آن ها بهتر است بدانند که کارشان در راستای رسیدن به این اهداف نظارت می شود. با این روش آن ها درک بهتری از انتظارت سازمان خواهند داشت.

از رویکرد “مدیریت هدفمند” برای تحلیل و ارزیابی عملکرد اعضای تیمتان استفاده کنید:

  • چند درصد از اهداف مهم را برآورده کرده اند؟
  • چند درصد از کارهای اصلی- فرعی را انجام می دهند؟
  • چند درصد از اهداف را رها کرده اند؟

با پاسخ دادن به این سوالات اندازه گیری دقیقی از عملکرد یک کارمند به دست آورید. این اندازه گیری های عملکرد کمک می کند تا اهداف آینده سازمان را بهتر تعیین کنید.

۲- نحوه اثربخشی کارکنان را بررسی کنید.

بررسی حضور کارمندان در سازمان

اندازه گیری حضور کارمندان همیشه معنا ندارد. ولی اندازه گیری حضور برای نقش های حساس به زمان و مکان معنا پیدا می کند. اندازه گیری حضور کارمندان را با مثال زیر توضیح می دهیم:

  • درصد روزهایی که کارمندان دیر بازرسی می کنند.
  • چندبار در ماه و چه مدت کارکنان غایب هستند؟
  • درصد زمان کار از دست رفته به علت غیبت (میزان غیبت خام، معمولا برای کل تیم اندازه گیری می شود)

مدیریت زمان

مدیریت زمان در اکثر موقعیت ها یک مهارت محسوب می شود. کارمندان باید وقت خود را به صورت موثر بین پروژه هایی که در اختیار دارند تقسیم کنند. مهارت های مدیریت زمان را با محاسبه درصد مهلت های از دست رفته، زمان چرخش یا سرعت انجام وظایف کارکنانتان اندازه گیری کنید. بهتر است از ابزاری مانند Asana ، Jira ، Podio و Trello برای این منظور استفاده کنید.

نیازی نیست این عوامل را بر اساس تحلیل و ارزیابی عملکرد ماهانه محاسبه کنید، گاهی اوقات سه ماه یا دوبار در سال کافی است. اما اگر متوجه شدید یک عضو تیم کندتر از حد معمول کار می کند، ارزیابی عملکرد وی را مرتبا بررسی کرده و اگر نیاز به بهبود عملکرد است آن را انجام دهید.

۳- بررسی کنید که آیا کارکنان بهبود پیدا کرده اند؟

بهبود پس از آموزش

شرکت ها معمولا تعداد برنامه های آموزشی یا جلساتی که کارمندان در هر سال در آن شرکت می کنند را اندازه گیری می کنند. اما اندازه گیری نتایج آن جلسات آموزشی در طول بررسی عملکرد کارکنان مفید خواهد بود.

آیا کارمندان از آن چه آموخته اند استفاده می کنند؟ برای پاسخ به این سوال و اندازه گیری عملکرد کارکنان رتبه عملکرد آن ها در یک مهارت را قبل و بعد از آموزش اندازه گیری کنید. اگر معیارهای عملکرد بعد از آموزش کارمند ۱۰ درصد بالاتر از حد قبلی بود، نشان می دهد که آموزش آن ها موثر بوده است.

سنجش ابتکار و نوآوری

نوآوری می تواند به صورت های مختلفی به وجود آید. ممکن است کارمندان نوآوری خود را به روش های ظریف نشان دهند مثل ارائه پیشنهادات کوچک برای بهبود فرایند کار یا حرکات تند و تیزتری برای انجام کار، مانند پیشنهاد دادن به صورتی که ساختار یک پروژه کلیدی را تغییر دهند.

ابتکار عمل می تواند از کار بدون نظارت تا حل و فصل بحث ها باشد. کسی که همیشه ایده های تازه و هیجان انگیز دارد دائما مورد توجه قرار می گیرد. اما پیگیری و بررسی پیشرفت های کوچکی که بقیه اعضا در تیم انجام می دهند نیز مهم است.

اندازه گیری ابتکار عمل و نوآوری لزوما به داده های قابل اندازه گیری نیاز ندارند. در واقع اعداد نمی توانند آنچه را که در عملکرد کارکنان مهم است ثبت کنند. برای اندازه گیری این قسمت به داده های کیفی اعتماد کنید.

بهترین استفاده را از بررسی و ارزیابی عملکرد کارمندانتان داشته باشید!

سیستم های تحلیل و ارزیابی عملکرد یکی از مهم ترین فرآیندها در هر سازمانی محسوب می شود. بهترین استفاده را از اندازه گیری های عملکرد کارکنانتان به صورت زیر انجام دهید:

– تعداد کمی از عوامل مهم را اندازه گیری کنید. به عنوان مثال، برای یک تیم پشتیبانی مشتری یک یا دو عامل کیفیت (مانند چند درصد شکایت مشتریان را حل می کنند) و حضور منظم را اندازه گیری کنید.

– فرمول های مورد نظر را بسازید. شرکت ها و تیم ها اغلب نیازهای فردی دارند. با ساخت فرمول، بین تیم ها مقایسه انجام داده و تصمیم بگیرید کدام یک بهتر عمل می کند.

تحلیل عملکرد

– KPI های شرکت را در نظر بگیرید. مثلا اگر برای شرکت شما KPI های رضایت مشتری در اولویت اول هستند، این معیارها را در سطح تیم اندازه گیری کنید.

– اندازه گیری های خود را مجددا مورد بررسی قرار دهید. گاهی اوقات عواملی که برای اندازه گیری انتخاب می شود، ارزش کمتری از حد انتظار دارند. در بررسی مجدد، از معیارهای عملکردی که برای شرکت شما منطقی نیستند فاصله بگیرید.

– نتایج را به اعضای تیم اطلاع دهید. تیم شما باید بداند که چه چیزی را اندازه گیری می کنید تا بتوانند بر روی موارد مهم متمرکز شوند. همچنین باید بدانند که اهداف شرکت چیست. بررسی عملکرد می تواند هزینه شغلی کارکنان را افزایش دهد و به این صورت باعث بهبود روند کاری آن ها می شود.

– ارزیابی عملکرد را به عنوان اولویت روزانه ببینید. بررسی عملکرد سالانه در حال از بین رفتن است. برای تیم های در حال رشد بهتر است ارزیابی مکرر شامل سه ماهه، ماهانه یا هفتگی را انجام شود.

– بازخورد ۳۶۰ درجه را امتحان کنید. برای ارزیابی عملکرد اعضای تیم به سایر کارمندان نیاز دارید. اگر بخواهید عواملی مانند مفید بودن و ارزش ها را ردیابی و بررسی کنید بازخورد همسالان برای شما ارزشمند هستند.

– ابزارهای مناسب را انتخاب کنید. ابزارهای همکاری تیمی زیادی وجود دارد. از برخی از سیستم های بررسی عملکرد مانند PeopleGoal ، Small Improvements و Trackstar برای نظارت بر اهداف خوب است.

فراموش نکنید اندازه گیری مداوم عملکرد ممکن است کار سختی باشد اما موثرترین راه برای ایجاد تیم های بزرگ و موفق است.

نتیجه گیری

برای به دست آوردن بیشترین تاثیر، آنالیزها و ارزیابی های عملکرد را به طور مداوم انجام دهید. این بررسی ها فرصت هایی برای شناسایی و اصلاح مشکلات، تعامل با کارمندان در مورد اهداف شرکت، کشف شرایط مطلوب برای عملکرد بالا است. ما در تیم نیمو این ارزیابی ها را به طور موثر انجام می دهیم و تاثیر بالای آن بر روی کیفیت فعالیت تیم می‌بینیم. اگر در این مسیر نیاز به کمک و مشاوره های تخصصی دارید تحلیل گران کسب و کار ما در تیم نیمو شما را راهنمایی می کنند. برای این کار میتوانید از بخش فرم نیازسنجی موجود در سایت اقدام کنید.

منابع:

  1. وب سایت resources
  2. وب سایت smallbusiness
  3. وب سایت businessinsider

درباره‌ی مهسا جعفری

من مهسا، علاقمند به فعالیت در زمینه دیجیتال مارکتینگ و تولید محتوا هستم، خوشحالم که با تیم نیمو آشنا شدم و در کنارشون فعالیت میکنم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *