حتما بخوانید !
خانه / مدیریت منابع انسانی / فرآیندها در کسب و کار چه طور مدیریت و اصلاح می شوند؟

فرآیندها در کسب و کار چه طور مدیریت و اصلاح می شوند؟

همانطور که میدانید فرآیند مجموعه ای از وظایف مرتبط به هم در جهت خلق نتیجه ای ارزشمند برای کسب و کار و مشتری است. استفاده از فرایندها در تمامی امور کسب و کار مانند سازماندهی تیم ها، حقوق و دستمزد، برنامه ریزی منابع انسانی، حفظ دانش و جذب و استخدام تحولی شگرف در سازمان ایجاد خواهد کرد. امروزه سازمان ها برای برای مدیریت و اصلاح فرآیندها غالبا از دو روش استفاده می کنند، روش سلسله مراتبی و روش یکپارچه.

ساختار سلسله مراتبی، یک ساختار سنتی است و بیشتر شرکت ها دولتی از آن بهره می برند. در این روش روابط بین فردی بیشتر است و گردش کار قسمت بندی می شود.

در مقابل برای صرفه جویی در وقت، کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری، به جای سیستم سلسله مراتبی از سیستم یکپارچه استفاده می شود. در فرآیند سازمانی یکپارچه، روابط پویا تر است و کارها بیشتر به صورت تیمی پیش می رود.

با پیاده سازی فرآیند سازمانی یکپارچه، تغییر قابل توجهی بر روی تمرکز شرکت شما ایجاد می شود. چشم انداز سازمان گسترده تر می شود و چگونگی بهبود فرآیندهای تجاری در نظر گرفته می شود. با انجام این کار، شرکت شما کالا یا خدمات را با ارزش و مزایای اضافه تر، به روشی سریع و ارزان به مشتری خود ارائه می دهد.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

امروزه دغدغه های اصلی سازمان ها، دستیابی به راه ها و روش هایی برای اتوماسیون و بهبود و اصلاح فرآیندها در کسب و کار است. تعداد قابل ملاحظه ای از شرکت ها که رو به افزایش نیز هستند، از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده میکنند. مدیریت فرآیند کسب و کار ، شامل متدها، تکنیک ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار به کار میرود و هدف آن دستیابی به یک مدیریت یکپارچه بین کلیه قسمت های یک شرکت و مسئولیت های کارمندان است.

اجرا و مدیریت فرایند کسب و کار ، روش آسانی نیست. برای گسترده تر کردن مدیریتی پویا و انعطاف پذیر باید از یک نرم افزار معتبر و حرفه ای استفاده کنید. در این زمینه متخصصیان تیم ما در کنار شما هستند تا این فرآیند را برای شما پیاده سازی و اجرا کنیم.

تعریف مدیریت فرآیندها کسب و کار در یک محیط تجاری همیشه ساده نیست. اگر یک یا چند مرحله از چرخه به طور ضعیف انجام شود یا نادیده گرفته شود، کارکنان شما می توانند نسبت به روش مدیریت جدید یا مشکل در جذب ایده های تازه مقاومت نشان دهند و این برای شرکت شما هزینه بر خواهد بود.

در صورت اعمال صحیح، مدیریت فرآیند کسب و کار به شما اجازه می دهد تا فرآیندهای تجاری شرکت را تعریف، الگوبرداری، شبیه سازی، نظارت و بهبود بخشید. به این صورت عملکرد سازمان ارتقا یافته و سودآوری بالا می رود.

  مدیریت فرآیندها

چه طور مدیریت فرآیند کسب و کار را اجرا کنیم؟

معمولا برای مدیریت فرایند کسب و کار و سازمان از روش های شبیه سازی نرم افزاری استفاده می کنیم. با بررسی متدولوژی های متعددی که برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارائه شده اند مشخص شده است که در اکثر آن ها چهار مرحله اصلی به شرح زیر وجود دارد.

مرحله اول: طراحی فرآیند

قبل از اجرای فرآیند برای سازمان شما ابتدا باید آن را طراحی کرد. برای طراحی فرآیند ابتدا نیاز به درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندها جدید است. مدل سازی و مستند سازی فرآیندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورند و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند.

مرحله دوم: اجرای فرآیند

فرآیندهای مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند. وجود مدل های سازمانی ار فرآیندهای کسب و کار و دسترسی ذینفعان سازمان به مدل ها باعث می شود تا میزان یکنواختی اجرای فرآیندهای کاری به تدریج افزایش یابد.

سیستم های مدیریت فرآیندها کسب وکار در این مرحله به جای مدل های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل است. برنامه نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش ها افزایش داده و به وسیله کاربران به خوبی پذیرفته شده است.

مرحله سوم: پایش فرآیند

هم زمان با اجرای فرآیندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای و مدیریت فرایند کسب و کار را به صورت مستمر اندازه گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شود و راه حل های آن تعیین گردد.

مرحله چهارم: بهبود فرآیند

تحلیل وقایع استخراج شده در طی نظارت بر اصلاح فرآیندها و مقایسه آن با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل گر، امکان تشخیص و تحلیل را مهیا می سازد. پس از پایش فرآیندها اگر مشکلاتی در طراحی فرآیندها وجود داشته باشد، در یک فرآیند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات استخراج شده در فرآیندهای کسب و کار اصلاح می شود.

مدیریت فرآیندها به چه نرم افزارهایی امکان پذیر است؟

نرم افزارهای مورد استفاده شامل این اجزا است: ابزارهای بصری سازی جهت مستند سازی فرآیندها، انباره هایی برای ذخیره مدل های فرآیند و ابزارهای شبیه سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند و اندازه گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.

پس از طراحی با این نرم افزار ها نوبت به اجرای آن است. در این مرحله از قوانین کسب وکار که برای کنترل رفتار سیستم  ها به کار می روند و از یک موتور قوانین کسب وکار برای تصمیم گیری و اجرا و اصلاح فرآیندها استفاده می شود. هنگام اجرای فرآیندها دائما باید نتایج عملکرد حاصل از اجرای فرآیندها بررسی و اندازه گیری شود و در صورت بروز انحراف، آن را تحلیل و علت یابی کرده و راه حلی برای آن پیدا کنید.

فرآیندها را مستند سازی کنید!

کلیه فرآیندهای سازمان را بر اساس روش های متداول تعریف شده مستند سازی کنید. این مستند سازی چگونگی انجام کار (نقشه فرآیند)، تقسیم بندی فعالیت ها و شناسنانه فرآیند را به وضوح بیان می کند. تقسیم بندی فعالیت ها برای کاربران شفاف و مشخص است به طوری که قابلیت اجرا برای کاربر را دارد.

هدف از تدوین و مستندسازی در اصلاح فرآیندها ، ایجاد وحدت و ساختاری واحد جهت مدل سازی کلیه فرآیندها و ساماندهی سیستم های سازمان است.

روش هایی که برای مستند سازی می توان استفاده کرد عبارتند از:

  • زبان مدل سازی یکسان شده
  • تکنیک مدل سازی مفهومی یکپارچه
  • نمودار جریان داده ها و اطلاعات
  • روش فلوچارت
  • روش نمودار بلاک
  • نمودار پروانه ای
  • نمودار لاک پشتی
  • روش اوکلند
  • روش BPMN

مدیریت فرایند کسب و کار

و اما مستندسازی فرآیند از سه قسمت تشکیل شده:

۱- نحوه انجام فرآیند (جریان فرآیند)

برای این منظور از مدل های رایج در مستندسازی مانند BPMN ، DFD ، اوکلند و …. استفاده می کنیم.

۲- شناسنامه فرآیند

کلیه ویژگی های یک فرآیند باید در شناسنامه فرآیند باشند. این شناسنامه شامل کلیه موضوعاتی است که برای یک فرآیند در نظر گرفته می شود. شناسنامه فرآیند برای تک تک فرآیندهای سازمان مستند می شود و کلیه موضوعات مندرج در آن ثبت می شود.

شناسنامه دربرگیرنده کلیه وجه های فرآیند به غیر از روش اجرایی فرآیند است. در فرآیندهایی که نیاز به مستندسازی آن در قالب text ، نمودار و … احساس نمی شود، خلاصه ای از فعالیت های اصلی فرآیند را درون شناسنامه فرآیند ذکر می کنیم.

۳- نقشه فرآیند

نقشه های فرآیند ابزاری عینی برای نمایش فرآیندهای یک سازمان است و با استفاده از آن ها به راحتی به تعاملات، ورودی ها و خروجی های فرآیند آگاهی پیدا می کنیم.

مزایای استفاده از نقشه های فرآیند به صورت زیر است:

  • کمک به تفهیم و درک فرآیندها و روش های اجرایی
  • ساده سازی فرآیندها و ایجاد تصویر ساده از سازمان
  • امکان بررسی و اصلاح فرآیندها به صورت قدم به قدم
  • ایجاد و امکان طراحی مجدد فرآیندها به صورت عینی
  • نمایش نموداری قدم های موردنیاز هریک از فرآیندها
  • اثربخشی بالا به هنگام استفاده از فعالیت ها
  • کاهش هزینه ها از طریق حذف یا کاهش فعالیت های مازاد
  • نمایش موفقیت ها و راهکارهای صحیح سریعتر فرآیندها
  • استفاده از نقشه ها به عنوان منابع آموزشی
  • نمایش انطباق موردنیاز برای دسترسی به نتایج مطلوب
  • امکان حفظ دانش در سازمان
  • کمک به طراحی سیستم های جامعه پذیری سازی
  • طراحی مدل های استخدام
  • و …..

استخراج و اصلاح فرآیند ها چه نتیجه ای برای سازمان خواهد داشت؟

یک سیستم مدیریت فرآیندها در کسب وکار موفق، بر مبنای اهداف کسب و کار، اصلاح فرآیندها در کسب و کار را مدیریت می کند و به نتایج خوبی از جمله موارد زیر به دست می آورد:

  • بهینه سازی و حذف فعالیت های غیر ضروری.

بهینه سازی فرآیندهای کسب وکار در سطح سازمانی و بین بخش های سازمان، از اثرات مثبت اجرایBPM  در سازمان است. با افزایش کارایی بیشتر در اجرای فرآیند، هزینه ها کاهش می یابد

بهینه سازی یک فرآیند می تواند با افزایش کارایی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرآیند همراه باشد. برای بهینه سازی از سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده کرده تا به کمک آن فرآیندهای سازمانی، مانیتور، کنترل، آنالیز را مدیریت کرده و تصمیمات لازم برای بهینه سازی آن ها را بگیرید.

درنتیجه مدلسازی فرآیند، فرصت هایی برای حذف کارهای غیرضروری به دست آورید. همچنین با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب وکار داده های مفیدی در زمینه هزینه های فرآیند، طول دوره اجرا، دوباره کاری، بازبینی و بهینه سازی بر اساس نتایج واقعی به دست می آورید.

  • کسب و کار شما چابک می شود.

یکی دیگر از دست آوردهای استخراج و اصلاح فرآیندها برای سازمان شما، افزایش و بهبود مولفه چابکی کسب و کارتان است. پارامترهای کسب و کار و شرایط بازار دائما در حال تغییر است و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندسازی تا به این تغییرات به سرعت پاسخ دهند. با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان شما قادر است که محیطی متناسب با نیاز مشتری ایجاد کند تا بتواند در سطح کسب وکار با ایجاد یک سبد رقابتی، خود را سریعاً و به سادگی تطبیق دهد.

  • تصمیم گیری ها بهبود می یابد.

با جمع آوری اطلاعات مربوط به یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم گیری افزایش می یابد. ما با ارائه اطلاعات به مدیران بر مبنای این که آن ها دقیقا چه می خواهند، فرآیند تصمیم گیری را بسیار راحت تر و سریع تر انجام دهید.

  • افزایش سرعت کسب و کار و رضایت مشتریان

مدیریت فرایند کسب و کار می تواند با حذف تاخیرها، خودکارسازی بخش هایی از فرآیند، موازی سازی و اصلاح فرآیندها و ایجاد محدودیت های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا ۹۰ درصد کاهش دهد.

با کاهش زمان سیکل و حصول اطمینان از این که هیچ فعالیتی از قلم نمی افتد، مشتریان داخلی و خارجی سازمان سریع تر و راحت تر به اطلاعات و پاسخ های موردنیازشان دست می یابند.

سخن پایانی

سازمان به عنوان یک سیستم به عنوان گروهی از فرآیندهای مرتبط با یکدیگر و در تعامل برای دستیابی به اهداف مشترک کار می کند. اصلاح فرآیندها توسط افرادی که نیروی کار آن را اغدام می کنند به طور مداوم اجرا می شوند. کالاها یا خدمات ارائه شده توسط فرآیندهای تجاری، ورود به یک یا چند فرآیند، تا زمان رسیدن آن به مصرف کننده نهایی است.

به طور روزانه، یک فرآیند تجاری شامل پیش بینی این که چه کسی فعالیت های خود را انجام خواهد داد، از چه ابزاری استفاده می کنند و نتیجه مورد انتظار برای آن کار چیست، می باشد.

وظیفه اعضای تیم ما برای سازمان شما بررسی و استخراج و اصلاح فرآیندها در کسب و کار شما در راستای بهبود آن ها است. از آن جایی که مدیریت فرایند کسب و کار مداوم و مکرر است، ما یک سری مراحل پی در پی با هدف تولید نتیجه مطلوب اتخاذ خواهیم کرد. این کار را به ما بسپارید، ما بهترین روش را برای شما به کار می گیریم.

منابع:

  1. مقاله فرایند سازمانی از وبلاگ heflo
  2. تعریف bpm از وبلاگ heflo
  3. مقاله تعریف فرایند از وبلاگ heflo

درباره‌ی مهسا جعفری

من مهسا، علاقمند به فعالیت در زمینه دیجیتال مارکتینگ و تولید محتوا هستم، خوشحالم که با تیم نیمو آشنا شدم و در کنارشون فعالیت میکنم.

حتما ببینید

تحلیل و ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد پازل گمشده کسب و کارهای این روزها

ارزیابی عملکرد در تسهیل اثربخشی سازمانی، یک وظیفه مهم و حیاتی مدیریت منابع‌انسانی تلقی می‌شود. …

ساختار سازمانی

چگونه ساختار سازمانی خود را تقویت کنید!

چه مدت از آخرین باری که نگاهی جدی به اثربخشی و ساختار و چارچوب سازمان …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *