باتلر ترلو چگونه کارها را برای شما به صورت خودکار انجام می دهد؟
ربات باتلر(Butler) ترلو را که می‌شناسید؟ یک کتابخانه خلاق از کارهای تکراری شما در ترلو که نیازی به کد نویسی ندارد. رباتی که به کمک ما در ترلو آمده تا با تمام کارهای تکراری و خسته‌کننده خداحافظی کنیم. باتلر با سفارشی‌سازی و استفاده از قوانین و دستورات زمان‌بندی‌شده بهره‌وری تیممان را به‌شدت بالا می‌بورد.
در مقاله پیشین ما ربات باتلر ترلو و ویژگی استفاده از قوانین را برای حذف تکرارها بررسی کردیم. در این مقاله ۲ ویژگی بسیار جالب و پرکاربرد دیگر ربات باتلر ترلو را معرفی میکنیم. این امکانات یک فرآیند یکپارچه برای هر کار یا گردش کاری در بورد یا هر کارت ترلو ایجاد می‌کنند. ساختن دکمه و زمانبندی دستورات دو مورد از کاربردهای ربات باتلر است، که در این مقاله شرح داده‌شده‌اند.
ساختن دکمه راهی بهتر برای انجام فرایندها در نرم افزار ترلو
یکی دیگر از امکاناتی که ربات باتلر ترلو به شما می‌دهد این است که با یک کلیک روی دکمه اتوماتیک سازی موردنظرتان کارت‌ها و تابلوهایی در ترلو ایجاد کنید. دکمه‌های کارت، وظایفی را در سطح کارت انجام می‌دهند و در کارت ظاهر می‌شوند. دکمه‌های صفحه نیز در بالای صفحه شما ظاهر می‌شوند و کارهایی را در کل صفحه (بورد) برای شما انجام می‌دهند.
اینکه بتوانیم دکمه‌هایی در بورد ترلو ایجاد کنیم که با کلیک بر روی هرکدام چندین کار انجام شود چقدر جالب و هیجان‌انگیز است؟
به‌عنوان‌مثال، با کلیک بر روی دکمه کارت، می‌توانید آن کارت را به یک لیست خاص منتقل کنید، یا به تاریخ آن کارت دو روز در آینده اضافه کنید، یک عضو به تخته یا صفحه‌تان اضافه کنید و یک برچسب مشخص‌شده را اعمال کنید.
برای دکمه صفحه یا تخته در ترلو می‌توانیم هر کارتی را که تاریخ اتمام پروژه یک مقدار تعیین‌شده است را توسط ربات باتلر ترلو به یک لیست مشخصی منتقل کرد و آن‌ها را بر اساس برچسب مرتب کند.
ربات باتلر ترلو درست مانند بازیکن برای تیم پروژه عمل می کند. به این معنی که دکمه‌های کارت و تخته می‌تواند توسط هر شخصی ایجاد شود و توسط هرکدام از اعضای تیم مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ویژگی باعث می‌شود کل تیم شما با ایجاد یک فرایند برای یک سری عملیات، در آن صفحه آگاه شود. این عملیات می‌تواند آگاه‌سازی شخص بعدی در یک گردش کار، یا تعیین اولویت برای کارهای یک هفته در ترلو باشد.
چطور یک دکمه در ترلو توسط باتلر ایجاد کنیم؟
ایجاد دکمه سفارشی بر اساس اینکه می‌خواهیم دکمه برای یک صفحه یا برای یک کارت ساخته می‌شود را در صفحه یا کارت انتخاب میکنیم. سپس دکمه را بر اساس عملیاتی که قرار است به شکل اتوماتیک و خودکار انجام شود نام‌گذاری میکنیم و حالا کارهایی که قرار است انجام شوند را در لیست باتلر انتخاب میکنیم. جزییات موردنظرمان را مانند اینکه کدام لیست یا کدام برچسب موردنظرمان است را نیز در لیست باتلر انتخاب میکنیم. در شکل۳ همان‌طور که می‌بینید نحوه پر کردن فیلدهای مربوط به ساخت دکمه برای بورد در ربات باتلر نشان داده‌شده است.
اقداماتی که برای دکمه کارت توسط ربات باتلر ترلو انتخاب می‌شوند می‌تواند مواردی از لیست زیر باشد:
- انتقال یا بایگانی کارت
- افزودن / حذف برچسب‌ها و موعد مقرر
- علامت‌گذاری موعد تکمیل کار
- انتخاب یا عدم انتخاب آیتم‌های چک‌لیست، افزودن چک‌لیست به کارت‌ها و تنظیم مجدد چک‌لیست‌ها
- اشتراک‌گذاری، اضافه کردن و حذف اعضا کارت‌ها
- افزودن نظرات، تغییر نام کارت‌ها و اصلاح توضیحات کارت
اقداماتی که برای دکمه بورد توسط ربات باتلر ترلو انتخاب می‌شود می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- ایجاد کارت‌های جدید با توضیحات در لیست‌های مشخص
- ایجاد، بایگانی و تنظیم لیست ها
- جابجایی و بایگانی کارت‌ها در یک لیست
- مرتب‌سازی کارت‌ها در یک لیست بر اساس تاریخ، نام، نظرات، فیلدهای سفارشی، برچسب‌ها و زمان موجود در لیست
مثال هایی کاربردی از عملکرد ربات باتلر ترلو برای ساخت دکمه‌ها و دستورات
در این بخش می‌خواهیم مثال هایی از کاربرد دکمه‌ها در ترلو توسط ربات باتلر بزنیم. شروع میکنیم:
- ایجاد دکمه‌ای که فرایندی برای انتقال کارت به سمت لیست کارهای «در حال انجام » و سپس شما را به کارت اضافه کند و تاریخ تکمیل کار هم اضافه شود.
- ایجاد یک دکمه برای هر صفحه تا در شروع هر هفته جدید کارهای انجام‌شده در بخش « done» را به بخش آرشیو منتقل شود و یک لیست جدید « done» برای کارهای انجام‌شده در این هفته ایجاد شود
- ایجاد یک دکمه کارت که به‌صورت خودکار کارت را به بخش « done» منتقل کند و تاریخ موعد را برای آن کارت کامل می‌کند و نهایتاً هم شما را از این کارت خارج می‌کند. شما حتی می‌توانید باتلر را تنظیم کنید تا به‌طور خودکار نظری را اضافه کند که به رئیس شما نشان می‌دهد چقدر عالی هستید.
- شما هیچ‌وقت نمی‌دانید که قدم بعدی شما چه خواهد بود؟ اگر که دکمه‌ای به صفحه‌تان اضافه کنید تا به‌صورت تصادفی کارت‌هایی را از لیست «To Do» به لیست «Doing» انتقال دهد. چقدر می‌تواند هیجان‌انگیز باشد!
- بیایید برای هر اشکالی که برطرف می‌شود، یک برچسب سبز اعمال کنید، بنابراین تیم شما می‌داند چه مواردی را ارسال کرده‌اید. پس می‌توانید یک دکمه برای صفحه‌تان ایجاد کنید تا به‌صورت خودکار تمام کارت‌های با برچسب سبز را جمع‌آوری کند و سپس بایگانی کند. با این کار کلیک‌های بسیاری را ذخیره کرده‌اید
- برای آگاهی از پس‌زمینه فعالیت های خود در ترلو، توسط باتلر دکمه‌ای ایجاد کنید که کارت‌ها را بر اساس فیلدهای سفارشی، تاریخ سر رسید، نظرات و موارد دیگر مرتب‌سازی شود تا بدانید که برای گام بعدی خود باید چه چیزی را اولویت‌بندی کنید.
با استفاده از ربات باتلر ترلو زمان برای شما کار می‌کند
اگر به دنبال ساختن یک تیم Business Class، Enterprise Class یا Gold در ترلو هستید، می‌توانید ربات باتلر ترلو را طوری تنظیم کنید تا در هر برنامه‌ای با دستورات برنامه‌ریزی‌شده، در تاریخ هفتگی یا ماهانه یا تاریخی معین در کارت برای شما کاری را انجام دهد.
اجرای دستوراتی در تقویم برای تکرار کارها و منظم نگه‌داشتن بوردها بسیار عالی است. این ها می‌تواند کارهایی مانند جابجایی کارت‌ها و بایگانی آن‌ها، مرتب کردن لیست ها و اضافه کردن لیست های جدید باشد. به این صورت که دستورات را تنظیم کنیم تا در زمان‌های خاص به‌صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه انتخاب شما اجرا کنند.
به‌عنوان‌مثال، در یک صفحه برنامه هفتگی می‌توانید یک دستور تقویم را تنظیم کنید تا با شروع هفته به شکل اتوماتیک اجرا شود:
- هر دوشنبه رأس ساعت ۹ صبح فلان کار تنظیم شود
- تمام کارت‌های موجود در لیست هفته گذشته بایگانی شود
- کارت‌ها را از لیست این هفته به لیست هفته آخر منتقل کنید
- همه کارت‌ها را از بعدی را به لیست این هفته منتقل کنید و آن‌ها را طبق تاریخ تعیین‌شده مرتب کنید.
اگر باتلر ترلو می‌دانست شما کی قدم به شرکتتان گذاشتید، یک فنجان قهوه تازه نیز برای شما آماده می‌کرد. ☕️
با استفاده از ربات باتلر ترلو دستورات وابسته به زمان را بر اساس تاریخ به کارت‌های معینی به اختصاص می‌دهیم و به این صورت می‌توان با نزدیک شدن به موعد مقرر کارت، لحظه موعد یا مدت‌زمان مشخصی از زمان کارت، برای انجام یک سری اقدامات برنامه‌ریزی کرد.
با تنظیم دستورات بر اساس زمان یا تاریخ مشخص توسط ربات باتلر ترلو، روشی عالی برای اطمینان از این است که با تأخیر در زمان انجام یک کار، می‌توان با برچسب دار کردن یک کارت ناقص و یادآوری آن، روال کار را کنترل کرد تا مشکلی در کارت‌های دیگر به وجود نیاید:
- در این لحظه کارت دیگر بی‌اعتبار شده
- انتقال کارت به ابتدای لیست
- برچسب قرمز را به کارت اضافه کنید
- ارسال نظر وضعیت این کارت چیست؟
تنظیم دستورات برنامه‌ریزی‌شده در ربات باتلر ترلو، یک روش قدرتمند برای سازماندهی و نگه‌داشتن تابلوها و کارت‌های خود ارائه می‌دهد تا بتوانید زمان بیشتر را صرف تمرکز بر روی چیزهای ظریف در زندگی و کار کنید، مانند فراموشی پست وبلاگی که قرار بود هفته گذشته بنویسید و حالا باتلر آن را مجددا یادآوری کرده است.
ربات باتلر ترلو سرویس دستکش سفید را به ارمغان می‌آورد
آیا این مواردی که گفته شد برای کمک گرفتن از باتلر کافی نیست؟!
چیزی که باعث می‌شود واقعاً باتلر سرویسی فراتر از بقیه امکانات ترلو باشد این است که به‌محض اینکه باتلر روی بوردهای شما فعال شد، بلافاصله ایده‌هایی برای آسان‌تر کردن کارها در ترلو به شما ارائه می‌دهد. هنگامی‌که باتلر را باز کردید، روی دکمه «Automation Tips» کلیک کنید (شکل ۶) و باتلر به‌طور خودکار بورد شما را با یک اسکن سریع، تجزیه‌وتحلیل می کند تا رایج‌ترین اقدامات را در آن تشخیص دهد و آن ها را انجام دهد و به‌عنوان دکمه به شما پیشنهاد می‌کند که فقط با یک کلیک می توانند ایجاد شوند.
سخن آخر
ترلو نرم افزاریست که برای سازماندهی کارها در تیم های بزرگ و کوچک برنامه ریزی شده است؛ و در این میان کارهایی نظیر کشیدن کردن کارت ها در میان صفحه به ستون های مختلف یا تیک زدن چک لیست ها و بررسی موعد اتمام کار در میان تمام کارت ها روند تکراریست. با ایجاد یک دکمه توسط ربات باتلر ترلو می توان چندین کار را با یک دکمه انجام داد. زمانبندی دستورات هم گزینه ایست که به اجرای یکسری کارها در زمان خاص مثل آخر روز، آخر هفته وحتی آخر سال اقدام می کند. فعالیت های بسیاری را می توان برای این بخشها تنظیم کرد که می‌توانند در سطح صفحه یا کارت باشند. برای آگاهی از چگونگی استفاده از قوانین می‌توانید این مقاله را مطالعه کنید؛ بنابراین پیش بروید و قدرت خودکار سازی ربات باتلر را امروز به تابلوهای خود در ترلو بیاورید!
منبع : سایت ترلو